E-business
adalah penggunaan internet dan jaringan serta teknologi informasi lainnya untuk
mendukung e-commerce, komunikasi dan
kerja sama perusahaan, dan berbagai proses yang dijalankan melalui web, baik
dalam jaringan perusahaan maupun dalam para pelanggan serta mitra bisnisnya. E-business
meliputi e-commerce yang melibatkan
pembelian dan penjualan serta pemasaran dan pelayanan produk, jasa dan
informasi melalui internet dan jaringan lainnya.
Aplikasi Lintas Fungsi Perusahaan
Banyak
perusahaan yang kini menggunakan teknologi informasi untuk mengembangkan sistem lintas fungsi perusahaan
terintegrasi yang melintasi berbagai batas fungsi tradisional bisnis agar dapat
merekayasa ulang dan meningkatkan proses bisnis yang penting di semua lintas
fungsi perusahaan .
Organisasi-organisasi
ini melihat sistem
perusahaan lintas fungsi sebagai cara strategis untuk menggunakan TI dalam
berbagai sumber daya informasi dan meningkatkan efisiensi serta efektivitas
proses bisnis, dan mengembangkan hubungan strategis dengan para pelanggan,
pemasok dan mitra bisnis.
Banyak
perusahaan telah berpindah dari sistem
warisan berbasis mainframe ke aplikasi klien/server lintas fungsi. Hal ini biasanya melibatkan pemasangan software
enterprise resource planning, manajemen
rantai pasokan, atau manajemen hubungan pelanggan. Kini perusahaan menggunakan
teknologi Internet untuk membantu
merekayasa ulang dan mengintegrasikan arus informasi di antara proses bisnis
internal mereka serta para pelanggan dan pemasok mereka. Berbagai perusahaan di
seluruh dunia kini menggunakan World Wide Web dan internet serta ekstranet
mereka sebagai standar teknologi untuk system informasi lintas fungsi dan antar
perusahaan mereka.
Arsitektur Aplikasi Perusahaan
Arsitektur
ini tidak memberikan rincian atau cetak biru aplikasi yang lengkap, akan tetapi
memberi kerangka kerja
konseptual untuk membantu Anda membayangkan berbagai komponen dasar, proses dan
interface dari aplikasi e-business
utama ini, dan hubungannya satu sama lain. Aplikasi perusahaan difokuskan untuk
menyelesaikan berbagai proses bisnis dasar bersama dengan para pelanggan, pemasok,
mitra, dan karyawan sebagai pihak-pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan (stakeholders).
·
Perencanaan sumber daya perusahaan (Enterprise Resource Planning—ERP)
berfokus pada efisiensi produksi internal perusahaan, distribusi dan proses
keuangannya.
·
Manajemen hubungan pelanggan (Customer
Relationship Management—CRM)
berfokus atas proses mendapatkan dan mempertahankan pelanggan yang berharga
melalui proses pemasaran, penjualan dan layanan.
·
Manajemen hubungan mitra (Partner Relationship Management—PRM)
bertujuan untuk mendapatkan dan memelihara para mitra yang dapat meningkatkan
penjualan dan distribusi produk serta layanan perusahaan.
·
Manajemen rantai pasokan (Supply Chain Management—SCM) berfokus
pada pengembangan sumber dan proses mendapatkannya yang paling efisien dan
efektif dengan para pemasok untuk berbagai produk serta jasa yang dibutuhkan
oleh perusahaan.
·
Aplikasi manajemen pengetahuan (Knowledge Management—KM) berfokus untuk
memberi para karyawan perusahaan berbagai alat perusahaan untuk mendukung kerja
sama kelompok dan pengambilan keputusan.
ERP:
Tulang Punggung Bisnis
Enterprise
Resource Planning adalah sistem lintas fungsi yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak dari proses bisnis
internal dari suatu perusahaan terutama proses dalam fungsi produksi, logistik,
distribusi, akuntansi, keuangan dan sumber
daya manusia. Jadi ERP berfungsi sebagai sistem informasi tulang
punggung dalam perusahaan, yang membantu perusahaan mencapai efisiensi,
kelincahan dan responsivitas yang dibutuhkan untuk
berhasil dalam lingkungan bisnis yang dinamis.
Sistem
ERP menelusuri sumber daya bisnis (seperti kas, bahan baku, dan kapasitas, dan
produksi) serta status dari berbagai komitmen yang dibuat perusahaan (seperti
pelanggan, pesanan pembelian, dan pembagian karyawan) tidak peduli departemen
mana (produksi, pembelian, penjualan,akuntansi) yang telah memasukkan data
kedalam sistem
tersebut.
Berbagai
manfaat ERP
Banyak
perusahaan lainnya menemukan nilai bisnis utama dari penggunaan ERP dalam
beberapa cara mendasar:
·
Kualitas dan Efisiensi. ERP menciptakan kerangka kerja
untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang
menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas serta efisiensi layanan
pelanggan, produksi dan distribusi.
·
Penurunan Biaya. Banyak perusahaan
melaporkan penurunan signifikan dalam biaya pemrosesan dan transaksi dan
hardware, software, serta karyawan pendukung TI, jika dibandingkan dengan
sistem warisan yang tidak terintegrasi yang digantikan dengan sistem ERP baru mereka.
·
Pendukung Keputusan. ERP
menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting
secara cepat untuk manajer agar dapat secara siginifikan meningkatkan kemampuan
mereka dalam mengambil keputusan secara tepat waktu di lintas bisnis
keseluruhan perusahaan.
·
Kelincahan Perusahaan. Mengimplementasikan sistem ERP meruntuhkan banyak dinding
departemen dan fungsi atau benteng berbagai proses bisnis, sistem
informasi dan sumber daya informasi
Kegagalan
dalam ERP
Walaupun manfaat
dari ERP banyak, biaya dan resikonya juga besar. Sebagian besar perusahaan
memiliki implementasi yang berhasil baik tetapi sebagian kecil perusahaan yang
lain mengalami kegagalan besar berbiaya
mahal yang sangat merusak bisnis mereka secara keseluruhan. Kerugian besar dalam pendapatan laba dan
pangsa pasar yang dihasilkan ketika proses bisnis dan sistem informasi gagal. Dalam banyak kasus, pesanan dan
pengiriman hilang, perubahan persediaan tidak dicatat dengan benar, dan tingkat
persediaan yang tidak dapat dipercaya menyebabkan kehabisan persediaan besar
terjadi selama beberapa minggu atau bulan.
Berbagai
Penyebab Kegagalan ERP
1. Para
manajer bisnis dan ahli TI dari perusahaan-perusahaan meremehkan kerumitan
perencanaan, pengembangan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk bersiap-siap
menghadapi sistem ERP baru yang akan secara radikal mengubah proses bisnis dan
sistem informasi mereka.
2. Kegagalan
untuk melibatkan karyawan yang terkena dampak dalam tahap perencanaan dan
pengembangan serta program manajemen perubahan atau mencoba untuk melakukan
terlalu banyak hal dengan cara yang terlalu cepat pada proses konversi.
3. Perusahaan
atau manajemen TI terlalu mempercayai berbagai pernyataan yang diberikan
penjual software ERP atau bantuan dari perusahaan konsultan prestisius yang
dipekerjakan untuk memimpin implementasi tersebut.
Costumer
Relationship Management (CRM): Fokus Bisnis
Costumer
Relationship Management adalah sistem lintas fungsi yang mengintegrasikan serta
mengautomatisasi banyak dari proses pelayanan
untuk pelanggan dalam penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan yang
berinteraksi langsung dengan pelanggan.
Komponen
utama aplikasi CRM adalah sebagai berikut:
·
Manajemen Kontak dan Rekening
Software
CRM membantu para praktisi penjualan, pemasaran dan layanan untuk menangkap
serta menelusuri data yang relevan mengenai setiap kontrak yang sudah lewat atau
yang direncanakan dengan para pelanggan atau calon pelanggan. Sistem CRM
menyimpan data tersebut dalam database umum untuk pelanggan yang
mengintegrasikan semua informasi rekening pelanggan serta membuatnya tersedia
di seluruh perusahaan melalui internet, intranet, atau hubungan jaringan
lainnya untuk aplikasi penjualan, pemasaran, layanan, dan aplikasi CRM lainnya.
·
Penjualan
Sistem
CRM memberikan para staf penjualan alat software dan sumber data perusahaan
yang mereka butuhkan untuk mendukung serta mengelola aktivitas penjualan
mereka, dan mengoptimalkan penjualan silang dan peningkatan tawaran untuk
penjualan. CRM juga memberikan mereka akses real-time ke satu tampilan umum
atas pelanggan, hingga memungkinkan mereka untuk memeriksa semua aspek dari status
rekening pelanggan dan sejarahnya, sebelum menjadwalkan panggilan telepon untuk
penjualan mereka.
·
Pemasaran dan Pemenuhan Pesanan
Sistem
CRM membantu para praktisi pemasaran menyelesaikan kampanye pemasaran langsung
dengan mengotomatisasi tugas-tugas seperti pengkualifikasian pemasaran pada
sasaran, dan penjadwalan serta penelusuran pengiriman surat pemasaran langsung.
·
Layanan dan Dukungan untuk Pelanggan
Sistem
CRM member para staff penjualan alat software dan akses real-time ke database
umum pelanggan yang dapat dibagi bersama dengan para praktisi penjualan dan
pemasaran.
·
Program Retensi dan Loyalitas
Sistem
CRM mencoba untuk membantu perusahaan mengidentifikasi, memberi penghargaan, dan memasarkan kepada para
pelanggan perusahaan yang paling menguntungkan dan loyal.
Manfaat
dan Tantangan CRM
CRM memiliki banyak
manfaat bisnis antara lain:
1. CRM
memungkinkan sebuah perusahaan untuk mengidentifikasi serta berfokus pada para
pelanggan yang paling menguntungkan mereka agar mereka dapat dipertahankan
sebagai pelanggan seumur hidup untuk layanan yang lebih besar dan
menguntungkan.
2. CRM
memungkinkan penyesuaian dan personalisasi real-time atas berbagai produk dan
jasa berdasarkan pada keinginann, kebutuhan, kebiasaan membeli serta siklus
hidup para pelanggan
3. CRM
dapat menelusuri kapan pelanggan menghubungi perusahaan
4. CRM
memungkinkan perusahaan untuk member pengalaman yang konsisten dan layanan
serta dukungan superior bagi pelanggan, di semua titik kontak yang dipilih oleh
pelanggan
Kegagalan
CRM
Manfaat bisnis
dari manajemen hubungan pelanggan tidak dijamin dan malah cenderung menjebak
perusahaan. Berdasarkan penelitian alasan utama kegagalan atau ketidakpuasan
dengan usaha yang berkaitan dengan CRM ialah kurangnya pemahaman dan persiapan.
Sering kali para manajer perusahaan bergantung pada aplikasi baru terkenal dari
teknologi informasi (seperti CRM) untuk mengatasi masalah bisnis tanpa
mengembangkan terlebih dahulu perubahan proses bisnis dan program manajemen
perubahan yang dibutuhkan.
Supply
Chain Management (SCM) : Jaringan Bisnis
Manajemen rantai
pasokan (Supply Chain Management –SCM)
adalah system lintas fungsi yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi jaringan
dari berbagai proses bisnis serta hubungan antara perusahaan dengan para
pemasok, distributor, dan mitra bisnisnya.
Tujuan dari SCM
adalah untuk membantu perusahaan mencapai kelincahan dan responsivitas dalam
memenuhi permintaan pelanggan mereka dan kebutuhan pemasok mereka, dengan
memungkinkannya untuk mendesain, membangun, dan menjual produknya melalui
penggunaan jaringan yang yang cepat, efisien, dan berbiaya rendah dari para
mitra bisnisnya, prosesnya dan hubungannya atau rantai pasokannya.
Berbagai
Manfaat dan Tantangan SCM
Sistem SCM dapat
memberi manfaat bisnis penting seperti pemrosesan yang lebih cepat dan akurat,
pengurangan tingkat persediaan, waktu yang lebih cepat untuk mencapai pasar,
biaya transaksi dan bahan baku yang lebih rendah, serta hubungan strategis
dengan para pemasok mereka.
Namun,
mengembangkan sistem SCM yang efektif terbukti merupakan aplikasi teknologi
informasi yang rumit dan sulit bagi operasi bisnis. Apa saja penyebab masalah
dalam manajemen rantai pasokan?
Beberapa alasannya adalah:
·
Kurangnya pengetahuan perencanaan
permintaan yang memadai, alat dan petunjuk
·
Kurangnya kerja sama yang memadai di
antara departemen pemasaran, produksi, dan manajemen persediaan dalam
perusahaan dan dengan para pemasok, distributor serta pihak lainnya
·
Alat software SCM sendiri yang dianggap
kurang matang, tidak lengkap, dan sulit diimplementasikan oleh banyak
perusahaan yang memasang sistem ini.
Integrasi
Aplikasi Perusahaan
Melalui software
integrasi aplikasi perusahaan (enterprise application integration-EAI)
perusahaan dapat menghubungkan beberapa dari sistem lintas fungsi perusahaan,
seperti menghubungkan CRM dan ERP.
EAI dapat mengintegrasikan berbagai
kelompok aplikasi perusahaan dengan memungkinkan mereka bertukar data sesuai
dengan peraturan dari model proses bisnis yang dikembangkan oleh pemakai.
Sebagai contoh,
ketika sebuah pesana ssudah lengkap, buat aplikasi pesanan memberitahukan sistem akuntansi untuk
mengirim tagihan dan memperingatkan
bagian pengiriman untuk mengirim produk tersebut.
Ini akan menjadi nilai bisnis bagi
perusahaan yang merespon secara cepat dan efektif berbagai kegiatan bisnis dan
permintaan pelanggan.
Sistem
Pemrosesan Transaksi
Sistem Pemrosesan
Transaksi (Transaction processing system-TPS) adalah sistem informaso lintas
fungsi yang memproses data dari terjadinya transaksi bisnis.
Pemrosesan transaksi melibatkan brbagai aktivitas dasar dari
1. Entri
data
2. Pemrosesan
transaksi
3. Pemeliharaan
database
4. Pembuatan
dokumen dan pelaporan
5. Pemrosesan
permintaan
Banyak
perusahaan menggunakan Internet, intranet, dan jaringan lainnya untuk
pemrosesan transaksi secara online agar dapat member layanan superior bagi para
pelanggan dan pemasok mereka.
Sistem
Kerja Sama Perusahaan
Sistem kerja
sama perusahaan (enterprise collaboration system-ECS) adalah sistem informasi
lintas fungsi yang meningkatkan komunikasi, koordinasi dan kerja sama antar
anggota tim bisnis dan kelompok kerja. Teknologi informasi, terutama Internet,
memberikan berbagai alat untuk membantu kita bekerja sama untuk
mengomunikasikan berbagai ide, berkoordinasi dan bekerja sama dalam proyek bersama.
BAGIAN
II
SISTEM
FUNGSIONAL BISNIS
Pendahuluan
Para manajer bisnis berpindah dari
tradisi tempat mereka dapat menghindari, mendelegasikan, atau mengabaikan
keputusan mengenai TI ke perencanaan pemasaran, produk, internasionalisasi,
organisasi, atau rencana keuangan yang tidak dapat dibuat tanpa melibatkan
keputusan TI semacam itu.
Sistem fungsional bisnis yaitu
berbagai jenis sistem informasi (pemrosesan transaksi, informasi manajemen,
pendukung keputusan, dan lain-lain) yang mendukung berbagai fungsi bisnis
seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi, dan manajemen sumber
daya manusia.
TI dalam Bisnis
Sebagai
praktisi bisnis, merupakan hal yang juga penting bahwa anda memiliki pemahaman
spesifik tentang bagaimana sistem informasi mempengaruhi fungsi bisnis
tertentu—pemasaran, contohnya—perbankanyang secara langsung berhubungan dengan
tujuan karir Anda. Contoh, seseorang yang tujuan karirnya adalah posisi
pemasaran dalam bank harus memiliki pemahaman dasar tentang bagaiman sistem
informasi digunakan dalam bank serta
bagaimana sistem informasi tersebut mendukung berbagai aktivitas
pemasaran dalam bank dan perusahaan lainnya.
Jadi,
sistem informasi dalam bagian ini akan dianalisi menurut fungsi bisnis yang
didukungnya.
Sistem Pemasaran
Fungsi
bisnis dari pemasaran berhubungan dengan perencanaan, promosi, dan penjualan
produk-produk yang ada dalam pasar yang ada, serta pengembangan berbagai produk
baru dan pasar baru untuk dapat dengan lebih baik menarik serta melayani
pelanggan lama maupun calon pelanggan. Perusahaan bisnis makin banyak yang berpaling ke teknologi informasi untuk
membantu mereka melakukan fungsi pemasaran penting dalam mengahadapi perubahaan
lingkungan yang saat ini berubah dengan cepat.
Ada tiga aplikasi pemasaran ini yaitu:
1. Pemasaran
Interaktif
Untuk mendeskripsikan proses pemasaran yang berfokus pada
pelanggan, yang berdasarkan pada penggunaan internet, intranet, dan ekstranet
untuk membuat transaksi dua antara
perusahaan dengan para pelanggan atau calon pelanggan. Tujuannya adalah
untuk memungkinkan perusahaan menggunakan secara menguntungkan jaringan mereka
agar dapat menarik serta mempertahankan pelanggan yang akan menjadi mitra
perusahaan dalam membuat, membeli serta meningkatkan produk dan jasa.
Pemasaran interaktif mendorong para pelanggan untuk
terlibat dalam pengembangan produk, pengiriman dan berbagai isu layanan,
melalui berbagai teknologi internet. Hasil yang diharapkan dari pemasaran
interaktif adalah campuran yang kaya dari dat penting pemasaran, ide-ide produk
baru, penjualan yang banyak,dan hubungan dengan pelanggan yang kuat.
2. Pemasaran
yang Bersasaran
Pemasaran yang bersasaran (targeted marketing) telah menjadi alat yang penting dalam
mengembangkan strategi iklan dan promosi untuk memperkuat usaha e-commerce perusahaan, serta lokasi
bisnis tradisional perusahaan. Pemasaran adalah konsep manajemen promosi dan
iklan yang meliputi lima komponen sasaran.
·
Komunitas.
Perusahaan dapat menyesuaikan pesan iklan dan metode promosi Web mereka untuk
muncul di depan orang-orang dalam komunitas tertentu.
·
Isi.
Iklan seperti papan iklan elektronik atau sepanduk dapat diletakkan di berbagai
situs Web yang dipilih, selain dalam situs Web perusahaan. Isi dari pesan-pesan
ini ditujukan pada kelompok sasaran.
·
Konteks.
Iklan muncul hanya dalam halaman Web yang relevan dengan isi produk atau jasa.
Iklan diarahkan hanya pada orang-orang yang telah mencari informasi mengenai
suatu objek yang berhubungan dengan produk perusahaan.
·
Demografis/Fisiografis.
Usaha pemasaran melalui Web dapat ditujukan hanya untuk jenis-jenis atau
kelas-kelas tertentu manusia: belum menikah, sekitar dua puluhan, pengahasilan
menengah.
·
Perilaku
Online. Usaha iklan promosi dapat dibentuk setiap adanya kunjungan ke suatu
situs oleh seseorang.
3. Otomatisasi
Tenaga Penjualan
Didalam banyak perusahaan, tenaga penjualan dilengkapi
dengan komputer notebook,
penjelajahan Web, dan software manajemen kontrak penjualan yang menghubungkan
mereka dengan situs Web pemasaran di internet, ekstranet, dan intranet
perusahaan mereka. Hal ini tidak hanya meningkatkan produktivitas personal
tenaga penjualan, tetapi secara dramatis mempercepat penangkapan dan analisis
data penjualan dari lapangan ke para manajer pemasaran dikantor pusat
perusahaan. Banyak perusahaan memandang otomatisasi tenaga penjualan sebagai
cara untuk mendapatkan keunggulan strategis dalam produktivitas penjualan serta
responsivitas pemasaran.
Sistem
Produksi
Sistem informasi produksi mendukung
produksi/operasi yang meliputi semua aktivitas yang berkaitan dengan
perencanaan dan pengendalian proses menghasilkan barang atau jasa. Fungsi
produksi/operasi berkaitan dengan manajemen proses serta sistem operasional semua
perusahaan bisnis. Sistem informasi digunakan untuk manajemen operasi dan
pemrosesan transaksi pendukung semua perusahaan yang harus merencanakan,
memonitor, dan mengendalikan persediaan, pembeliaan, serta arus barang dan
jasa.
Computer Integrated Manufacturing (CIM)
Berbagai sistem informasi produksi, banyak yang
dijalankan melalui Web, digunakan untuk mendukung manufaktur terintegrasi
dengan komputer (CIM). CIM adalah konsep umum yang menekankan bahwa tujuan dari
sistem berbasis komputer dalam produksi harus untuk:
·
Menyederhanakan
(merekayasa ulang) proses produksi, desain produk dan organisasi pabrik sebagai
dasar yang penting untuk otomatisasi serta integrasi.
·
Pengotomatisan
proses produksi dan berbagai fungsi bisnis yang mendukung mereka melalui komputer,
mesin, dan robot.
·
Pengintegrasian
semua proses produksi dan pendukung dengan menggunakan jaringan komputer,
software lintas fungsi bisnis, serta teknologi informasi lainnya.
Tujuan umum dari CIM dan sistem informasi semacam itu
adalah untuk menciptakan proses produksi yang fleksibel dan lincah, yang secara
efisien menghasilkan berbagai produk berkualitas tinggi. Sistem informasi
produksi membantu perusahaan untuk menyederhanakan, mengotomatisasi, dan
mengintegrasikan banyak aktivitas yang dibutuhkan untuk menghasilkan berbagai jenis produk.
·
Sistem computer-aided
manufacturing (CAM) adalah berbagai sistem yang mengotomatisasi proses
produksi
·
Manufacturing execution system (MES) adalah sistem informasi pemonitor kinerja untuk
operasi tempat kerja pabrik. Sistem ini memonitor, menelusuri, dan
mengendalikan lima komponen dasar yang terlibatdalam proses produksi: bahan
baku, perlengkapan, personel, perintah dan spesifikasi, serta berbagai
fasilitas produksi.
·
Pengendalian
proses adalah penggunaan komputer untuk mengendalikan proses fisik yang terus
berjalan. Sebuah koputer yang mengendalikan proses membutuhkan penggunaan
peralatan sensor khusus yang mengukur fenomena fisik, seperti perubahaan suhu
atau tekanan.
·
Pengendalian
mesin adalah penggunaan berbagai komputer untuk mengendalikan berbagai tindakan
mesin. Hal ini juga terkenal disebut sebagai pengendalian numerik (numerical control). Pengendalian berbasis
komputer dari berbagai mesin yang dipergunakan untuk memproduksi berbagai jenis
produk adalah aplikasi umum pengendalian numerik yang digunakan oleh banyak
perusahaan diseluruh dunia.
Sistem
Sumber Daya Manusia
Fungsi
manajemen sumber daya manusia (Human
Resource Management—HRM) melibatkan perekrutan, penempatan, evaluasi,
kompensasi dan pengembangan karyawan dari sebuah organisasi. Tujuan dari
manajemen sumber daya manusia adalah penggunaan sumber daya manusia yang
efektif dan efisien dalam perusahaan.jadi, HMR didesain untuk mendukung:
·
Perencanaan
untuk memenuhi kebutuhan personal perusahaan
·
Mengembangkan
potensi karyawan, dan
·
Mengendalikan
semua kebijakan dan program personel.
HRM
dan Internet
Internet telah menjadi pendorong utama untuk perubahan
dalam manajemen sumber daya manusia. Perusahaan juga menggunakan layanan
perekrutan dan data base komersial di World Wide Web, memasukkan pesan dalam
kelompok berita pilihan di internet, serta berkomunikasi dengan para pencarin
kerja melalui e-mail.
HRM
dan Intranet Perusahaan
Teknologi intranet memungkinkan perusahaan untuk
memproses berbagai aplikasi HRM yang paling umum melalui intranet perusahaan.
Intranet memungkinkan departemen SDM untuk memberi layanan 24 jam ke para
pelanggan mereka atau karyawan. Intranet juga dapat menyebarkan informasi
berharga dengan lebih cepat daripada melalui jalur perusahaan sebelumnya.
Intranet dapat mengumpulkan informasi secara online daripada para karyawan
untuk input ke file SDM perusahaan, dan dapat memungkinkan para manajer serta
karyawan lainnya untuk melakukan berbagai tugas SDM dengan sedikit intervensi
dari departemen SDM.
Sistem
Akuntansi
Sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi tertua
dan paling banyak digunakan dalam perusahaan. Mereka mencatat dan melaporkan
berbagai transaksi bisnis dan kegiatan ekonomi lainnya.
Sistem
akuntansi operasional menekankan pemeliharaan catatan historis dan pembuatan
laporan keuangan yang akurat. Biasanya sistem ini meliputi sistem pemrosesan
transaksi seperti pemrosesan pesanan, pengendalian persediaan, piutang, utang
usaha, penggajian dan sistem buku besar. Sistem akuntansi manajemen berfokus
pada perencanaan dan pengendalian operasi bisnis.
Sistem
Akuntansi Online
Dengan menggunakan internet dan jaringan lainnya, mengubah
cara bagaimana sistem informasi akuntansi memonitor serta menelusuri aktivitas
bisnis. Sifat online dan interaktif dari jaringan semacam ini membutuhkan
bentuk baru dokumen transaksi, prosedur, dan pengendalian. Ini berlaku untuk
sistem seperti pemrosesan pesanan, pengendalian persediaan, piutang dan utang
usaha.
Sistem
Manajemen Keuangan
Sistem
manajemen keuangan berbasis perusahaan mendukung manajer bisnis dan para
praktisi dalam keputusan yang berkaitan dengan:
·
Keuangan
bisnis
·
Alokasi
dan pengendalian sumber daya keuangan di dalam bisnis
Kategori utama sistem manajemen keuangan meliputi
manajemen kas dan investasi, penganggaran modal, perkiraan keuangan, dan
perencanaan keuangan. Para analisis keuangan juga biasanya menggunakan spreadsheet elektronik dan software
perencanaan keuangan lainnya untuk mengevaluasi kinerja keuangan saat ini dan
yang diperkirakan dari suatu bisnis. Mereka juga membantu menetapkan kebutuhan
keuangan suatu bisnis serta menganalisis berbagai metode alternatif keuangan.
III
STUDI
KASUS 4
LOWE
DAN HP : KASUS BISNIS UNTUK KERJA SAMA SEKERUMUN ORANG (SWARMING)
Kerja
sama sekerumun orang (swarming) adalah jenis kerja sama dimana sejumlah besar
orang-orang yang terpisah secara geografis, yang dengan cepat terorganisasi
secara mandiri dalan jaringan rekan ke rekan ( peer-to-peer) untuk mengatasi
masalah atau peluang.
Ini
adalah jaringan yang cair dan berubah-ubah, dan tidak memiliki hub atau pusat
pengendali.
Di
perusahaan periklanan global, Lowe & Partners World
Wide
Web (www. Loweworlwide.com)ketika
account executive di Hong Kong menerima permintaan proposal dari klien
prospektif, dia membuka ruang kerja sama atau dalam kerja sama (collaboration
space) di komputernya dan mengundang para ahli di bidang tersebut, perencana,
dan staf kreatif lainnya dari India hingga Inggris. Masing-masing dapat saling
mengundang melalui jaringan pribadi baik di dalam maupun di luar perusahaan.
Dalam beberapa menit, sekerumun staf kreatif membahas peluang tersebut. Para
seniman mengirim gambar yang sesuai; para ; ahli ini secara serentak
berselancar di Web untuk mencari situs yang berguna; para peneliti
menyerahkan file yang berhubungan; para
penulis bersama-sama mengetik atau mengedit dokumen secara langsung.
“Di
sisi lain dunia, HP Services (www.hp.com/hps) , yang menyediakan layanan bisnis, integrasi bisnis, dan konsultasi di
Hewlett-Packard Co, juga sedang membentuk swarming. Ketika seorang konsultan
lapangan HP memiliki peluang untuk menawar proyek ERP yang besar, dia membuka
ruang kerja sama dna menerima nasihat dari orang-orang yang dia kenal yang baru
saja mengerjakan proyek serupa. Mereka masing-masing mengirim kontak mereka dan
lain-lain, untuk membawa orang yang tepat ke dalam tim dengan cepat, dan
merencanakan serta menjalankan apa yang perlu dilakukan. Groove dari Groove Network
(www.groove.net) , memfasilitasi pendekatan swarming yang kemungkinan
kerja sama cepat antar pihak internal dan eksternal. Groove memahami masalah
konektivitas di Asia dengan memecah file menjadi bagian-bagian kecil dan
mengirimnya satu per satu sesuai dengan ketentuan koneksi. Ini berarti pesan
dengan bandwith yang tinggi dan bahkan file video, yang sebelumnya sering rusak
ditengah transmisi, dapat dibagi dengan aman, kata Schoonover.
Klien
yang prospektif telah meminta untuk melihat bagaimana cara kerja ruang tim ,
dan mereka telah terpisahkan untuk mencoba software percobaan yang dapat di
download gratis di internet. “ mereka menjadi lebih dari sekedar prospek—mereka
menjadi rekan kerja sama,” kata Schoonover. Teknologi swarming menghasilkan
perbedaan setidaknya bagi dua calon klien multinasional yang mempertanyakan
kemampuan Lowe dalam berkomunikasi dengan para ahli di seluruh dunia. Setelah
mereka melihat bagaimana swarming bekerja, mereka langsung menandatangani
kontrak sebagai pelanggan.
Para
pemasok klien dan mitra yang lain juga telah dibawa ke dalam ruang kerja sama.
“Hal ini membuat lebih mudah lagi untuk mengumpulkan berbagai kelompok,
katanya.” Swarming juga telah menghemat pengeluaran seperti biaya pengiriman,
faks, dan perjalanan inbternasional. “Biaya investasi dari program ini telah
kembali berkali-kali lipat hanya dalam waktu setengah tahun,” kata Schoonover.
Di
HP Services, swarming membantu tim ad hoc di seluruh dunia untuk bekerja sama
dalam menindaklanjuti kesepakatan dan memberikan konsultasi. “ Kami
menghubungkan orang yang tepatr dengan lebih cepat,dan membawa mereka ke dalam
arus kerja, siapapun mereka—karyawan perusahaan atau mitra kerja,”kata Chief
Knowledge Officer HP Services . Craig Samuel yang bekerja dari rumahnya dari
pulau Bute dekat pantai Skotlandia “ Anda memiliki tenggat waktu yang pendek
dan orang-orang yang dapat mengatur dirinya sendiri. Kami membuat proposal
lebih cepat dan lebih baik.” Di HP Services, ribuan pekerja yang berhubungan
dengan mitra kerja dan pelanggan terlibat dalam swarming.” Kami menjembatani
organisasi, pemasok, distributor, bahkan korporasi,” kata Samuel. “Dalam
beberapa hal kami bersaing sedangkan untuk hal lainnya kami bermitra, dan kami
semua dapat bergerak dalam ruang tim yang sama.”
Samuel
mengatakan bahwa pengembalian investasi dari swarming umumnya berasal dari
peluang yang mungkin akan hilang jika swarming tidak ada. “ Bagaimana jika Anda
gagal mendapatkan kontrak $1 miliar karena Anda tidak dapat menemukan orang
yang tepat atau menjalankannya dengan cepat,”katanya. “Itu adalah dampak yang
sangat besar bagi organisasi. ROI sama baiknya dengan apa saja yang kita
lakukan dalam TI saat ini.”
Swarming
mulai sering dijumpai dalam bisnis, karena memberikan tantangan bagi manajemen
serta peluang. “ Jika saya adalah manajer tingkat tinggi dan saya memiliki
banyak orang yang mengalokasikan dirinya sendiri ke proyek-proyek yang muncul,
maka mencatat dan melacak apa yang dikerjakan oleh orang-orang ini dapat
menjadi masalah,” kata Samuel.
Solusinya
adalah peningkatan komunikasi dan pemahaman yang jelas di seluruh tingkat
mengenai prioritas utama organisasi. “Anda harus menyerahkan sedikit
pengendalian dan kepercayaan kepada orang-orang Anda,” kata Samuel. Swarming
memungkinkan kerja sama lebih dari batasan organisasi, yang sebelumnya tidak
mungkin dilakukan kata Samuel menambahkan. “Jika Anda ingin maju secara
efektif, Anda akan memerlukan kerja sama seperti ini.”
Pertanyaan
Studi Kasus
1.
Apa
manfaat bisnis dari kerja sama swarming?.
Gunakan Lowe dan HP sebagai contoh.
Bagi
Lowe Partners
·
Mengumpulkan
para staf kreatif yang terpisah secara geografis dalam sebuah ruang kerja sama
(collaborative space) untuk membicarakan masalah atau peluang seputar
perusahaan
·
Swarming
membantu proses meminta atau mengirim data lebih efektif dan efisien dari
setiap user ke server pusat
·
Dengan
kecepatan dan responsivitasnya, swarming menghemat pengeluaran seperti biaya
pengiriman, faks, dan perjalanan internasional
Bagi HP Services
·
Swarming
membantu tim ad hoc HP Services di seluruh dunia untuk bekerja sama dalam
menindaklanjuti kesepakatan dan memberikan konsultasi
·
Melalui
swarming, organisasi, pemasok, distributor bahkan korporasi dapat berinteraksi
dengan lebih cepat dan mudah untuk menunjang kemitraan dan persaingan.
·
Dengan
adanya swarming, HP Services lebih cepat menganalisis dan merespon peluang yang
muncul dengan menemukan orang yang tepat atau menjalankannya dengan cepat
sehingga mendapat pengembalian yang lebih besar dari investasi swarming.
2.
Apa
saja batasan yang mungkin ada dalam swarming?
·
Ketidaksesuaian
waktu antara permintaan informasi oleh server pusat dengan kesediaan user
lainnya.
·
Keterlambatan
akses oleh server direktori karena terlalu banyak digunakan oleh user lainnya.
·
Tingkat
kebergantungan yang tinggi pada server dan direktori pusat
·
File
yang dikirim dapat terganggu oleh waktu respon dan menyebabkan kerusakan di
tengah transmisi
3.
Kunjungi
situs Web Groove Networks dan ikuti demo mengenai bekerja di dalam ruang kerja
bersama. Apakah hal ini mendukung kerja sama kelompok kerja? Kerja sama
swarming? Mengapa atau mengapa tidak?
Jawaban :
Ya, groupware Grove
mendukung kerja sama ke kelompok kerja seperti swarming karena grove membuat penggunaannya bias
bergabung melalui komunikasi suara, video dan keyboard dan bekerja samasecara
bersamaan pada dokumen atau gambar tunggal. Groupware ini memiliki kelebihan –
kelebihan seperti :
·
Tidak selalu harus menggunakan grove ini dalam keadaan online,
artinya kita juga dapat menggunakan secara ofline.
·
Data lebih tersentralisasi.
·
Ruang kerja tidak terbatas, artinya anda
dapat mengerjakan atau mengirim data dari mana saja anda berada.
·
Singkronisasi secara otomatis, integrasi
pesan alert, dan alat komunikasi serbaguna membuat pengalaman dalam bertukar
lebih menyenangkan serta memperluas pengetahuan akan feedback dari tiap anggota
tim.
·
Dapat membuat ruang kerja.
·
Dapat menambah dokumen.
·
Dapat mengundang anggota lainnya kearea
kerja yang kita miliki pada Grove.
